Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö:

Ähtärin Voimistelijat ry, Y-tunnus: 2912748-6

Osoite: Majaniementie 330, 63700 Ähtäri 

Sähköposti: ahtarinvoimistelijat@gmail.com

Yhteyshenkilön sähköposti: anne.kankaanpää@fysio-keskus.fi

MyClub-jäsenrekisterin ylläpitäjän sähköposti: jennikaisa.toro@gmail.com 

Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään voimistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen, sekä voimistelun parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:

Jäsenrekisterissämme käsitellään seuran jäsenien ja luottamushenkilöiden ajantasaisia henkilötietoja. Myös päättyneiden jäsenyyksien henkilötietoja dokumentoidaan kyseisten jäsenkausien osalta.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

–   Jäsenyyksien ylläpito (kuten edellä mainittu)

• Kilpailutoimintaan osallistuminen (ilmoittautuminen, lisenssien osto)
• Seuratoimijoiden koulutuksiin osallistuminen (ilmoittautuminen, koulutustiedot)

–  Valokuvaus ja videointi (kilpailuihin/julkisiin tapahtumiin osallistuneilta)

–   Analysointi ja tilastointi (vuositilastointi Voimisteliliitolle aina tammikuussa)

–   Laskutus (jäsen- ja ryhmäkohtaiset maksut, kilpailukulut)

• Voimistelijoiden perustoiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Käsiteltävät henkilötiedot:

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

–   nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. postiosoite

–   käyttäjätunnus ja salasana

–   syntymäaika ja sukupuoli

• lisenssitiedot (sisältää henkilötunnuksen) ja mahdolliset vakuutustiedot
• mahdolliset luvat ja suostumukset (kuten suoramarkkinointisuostumus ja luvat esiintymisestä   Ähtärin Voimistelijat ry:n kotisivuilla tai Facebook-sivuilla julkaisemissa valokuvissa liittyen juhlanäytöksiin ja kilpailuihin.)

–   laskutus- ja maksutiedot

• kilpailu/koulutustoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella kerätyt tiedot (kuten terveydelliset tiedot ja allergiat)

– alle 18-vuotiaiden osalta rekisterissä on myös huoltajan nimi ja puhelinnumero.  

Säännönmukaiset tietolähteet:

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika:

Säilytämme rekisteröityneen tietoja vain aiemmin määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Voimisteluliiton määräysten mukaisesti. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen  (10) vuotta jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen (10) vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Valokuvia säilytämme arkistoissa toistaiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva:

Rekisterin käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Ähtärin Voimistelijoissa käyttöoikeus on rekisterin ylläpitäjällä, rahastonhoitajalla ja seuran puheenjohtajalla. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot:

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille, poikkeuksena seuraavat:

• Kilpailut: Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten laskemista ja julkaisemista varten (kilpailuihin osallistuneiden kilpailutulokset julkaistaan julkisessa tulospalvelussa)
• Vakuutusyhtiö: Rekisteröityneen tiedot, mikäli rekisteröitynyt ostaa vakuutuksen lisenssin yhteydessä
• Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms järjestäminen: Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmasille osapuolille, kuten majoituksen järjestäjät.
• Markkinointi ja viestintä: Markkinointi- ja viestintätoimistot: Rekisteröityneen yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite) niiden rekisteröityjien osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin. Ähtärin Voimistelijat ry mainostaa toimintaansa ja raportoi kilpailujen kulusta myös valokuvien avulla kotisivuillaan ja seuran Facebook-sivuilla. Kuvissa esiintyvät seuran rekisteröityneet käyttäjät ovat sallineet kuviensa julkaisun kyseisillä sivuilla (viitaten Käsiteltävät henkilötiedot -kohtaan, mahdolliset luvat ja suostumukset). 

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;

– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

– vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua ryhmään poistuu);

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Ähtärin Voimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisteröityneen pyynnön toteuttamisesta voidaan kieltäytyä sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Yhteydenotot:

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt on esitettävä ensisijaisesti Ähtärin Voimistelijoiden jäsenrekisterin ylläpitäjälle jennikaisa.toro@gmail.com tai seuran puheenjohtajalle anne.kankaanpaa@fysio-keskus.fi. Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: ahtarinvoimistelijat@gmail.com.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 11.8.2022.